Rahvusvahelised standardid suurendavad ettevõtte edukust ja usaldusväärsust
Standardiseerimisest on saanud vajadus igale ettevõttele, kes ekspordib oma tooteid või osaleb hangetel väljaspool Eestit. Samuti mõistetakse aina enam, et standardiseeritud juhtimissüsteemid annavad ettevõttele teiste ees olulise konkurentsieelise, ütleb rahvusvahelise auditeerimis- ja sertifitseerimisfirma BM Certificationi OÜ juht Ülo Roop.
„Suurtel gruppidel ja kontsernidel on standardiseerimine DNAsse kirjutatud ja nendele on see olnud aastaid loomulik. Väiksemate ettevõtete puhul võib öelda, et kui varem tundus standardiseerimine oluline vaid neile, kes soovisid osaleda rahvusvahelistel hangetel või siseneda uutele turgudele, siis nüüd saadakse väga hästi aru, et standardite järgi tegutsemine annab sisemise korrastatuse ja konkreetse struktuuri, mille abil muutuvad igapäevased protsessid selgemaks ja efektiivsemaks. Väljastpoolt vaadates suureneb aga partnerite ja klientide tunnustus, sest kogu tegevus muutub ka teistele arusaadavamaks ja tekitab usaldusväärsust,“ selgitab Roop.
Ta lisab, et arusaadavatel põhjustel küsitakse enne sertifitseerimisotsuse tegemist sageli, mis sellest kõigest ettevõttele kasu on. Ajalises ja pühendumise mõttes on see suur töö viia ettevõtte tegevus standarditega kooskõlla, kuid selle tulemus annab suurepärase konkurentsieelise. Ja hetkel, kui majanduses valitseb veidi vaiksem aeg, tasub just korraks järele mõelda ja rõhuda ettevõtte arengus olulistele asjadele.
Miks standardite kasutuselevõtt on osades ettevõtetes nii keeruline?
Kui juhtkond on otsuse teinud, tuleb esimese sammuna selgitada inimestele, miks seda protsessi on vaja läbi teha. Töötajad peavad olema piisavalt motiveeritud ja mõistma standardite järgi töötamise kasulikkust. Roobi sõnul ei pruugi näiteks mõne inimesega ettevõttes lihtsalt inimesi jaguda, et sellega tegeleda, kuigi tegelikult saavad ka nemad kogu protsessi enda jaoks heas võtmes ära kasutada. „Standardid aitavad mõista, kuidas saab ettevõtte paremini tööle panna, ja tänu iga-aastastele audititele on võimalik ka enda arengut reaalselt näha. See on väga suur asi, kui ekspert väljastpoolt ettevõtet vaatab protsessidele värske pilguga. Kahjuks arvatakse vahel, et olemasolevad süsteemid on niigi head ja standardite järgi töötamine tundub tüütu kohustus.“
Inimeste ja ajapuuduse ning muude kahtluste korral võib olla lahenduseks kaasata konsultant. „Võimalus on muidugi ka ise kõik nüansid läbi pureda, kuid konsultant teeb protsessi märksa lihtsamaks. Ja kindlasti ei tohi unustada koolituste vajalikkust, sest töötajate koolituseta võivad kõik head mõtted jäädagi mõteteks paberil!“ annab Roop nõu. „Koolitus on oluline selleks, et vastutavad inimesed oleksid kursis, nende teadmised uueneksid pidevalt ja nad suudaksid teha uued standardid oma meeskonnaliikmetele arusaadavaks. Konsultandi töö ei ole öelda, kuidas midagi tegema peab, kuid ta annab tööriistad, millega ettevõtte töötajad saavad enda jaoks parimate lahendusteni jõuda.“
Konsultandid pakuvad seega informatsiooni, mida on vaja sertifikaadi saamiseks rakendada. Lihtsamalt öeldes tuleb vastutavatel isikutel läbi töötada pakk dokumente, teha ettevõtte töös kindlad muudatused ja kaasata teised töötajad. Seejärel kontrollib vastava kvalifikatsiooniga audiitor tegevuste vastavust standarditele. Sertifikaat kehtib harilikult 3–5 aastat ja seda peab igal aastal auditeerima. Edukas auditeerimine tähendab seda, et ettevõttes on tagatud kõigi tegevuste vastavus ettenähtud kvaliteedile ehk standardite tingimustele ka siis, kui audiitorit pole kohal. Audiitor on nagu firma töötaja, kellele on seatud väga kõrged konfidentsiaalsusnõuded ning nende ülesanne on tagada alati auditite usaldusväärsus ja konfidentsiaalsus, kontrollides erapooletu osana nende rakendamist ettevõttes.
Vead on tegelikult head
Enamik ettevõtjaid kipub kartma vigu, mida audiitorid leiavad, kuid Roobi sõnul on vead tegelikult head, sest näitavad arengupotentsiaali. „Audiitori töö on mitte lihtsalt otsida apse, vaid kohti, kus saaks asju paremaks muuta, ja see on võimalus arenguks. Ettevõtted ja nende protsessid muutuvad ajas ning audiitor aitab pöörata tähelepanu sellele, kuidas saab muuta ettevõttes tegevust paindlikumaks ja efektiivsemaks. Protsessid, mis kaks aastat tagasi tundusid piisavalt tõhusad, ei pruugi seda nüüd enam olla. Audiitori töö on tuua esile puudused. Üks standardi nõue muudab konteksti panduna palju rohkemaid protsesse ja edukas ettevõttes võetakse kõik muudatused kiiresti omaks.“
Kui audiitor leiab, et ettevõtte protsessid ei vasta standardite nõuetele, tehakse ettekirjutused ja antakse kindel aeg mittevastavuste eemaldamiseks. Kui parandused on tehtud, kontrollib audiitor need üle ja sulgeb mittevastavuse.
Lisaks enamlevinud kvaliteedi-, keskkonna-, töötervishoiu- ja tööohutuse sertifitseerimisele on BM Certificationi pädevuses info- ja andmeturve, ehitustoodete, Euroopa Liidu puidumääruse, metsamajandamise ja tarneahela sertifitseerimine.
„Rahvusvahelistele klientidele on väga olulised näiteks puiduvaldkonnaga seotud sertifikaadid, mis tagavad, et metsa majandatakse jätkusuutlikult ja keskkonnasäästlikult. Samuti saavad nad jälgida tarneahelat, teades iga toote puhul täpselt, kust metsast pärineb kasutatud puit ja kes on seda töödelnud. See tekitab usaldusväärsust, mis omakorda annab otsest majanduslikku kasu, kui partnerid eelistavad läbipaistvalt tegutsevaid ettevõtjaid,“ toob Roop näite. Ta lisab, et töötades keskkonna- ja tööohutuse standardite järgi, saavad ettevõtte partnerid olla kindlad, et sealsed protsessid säästavad võimalikul määral keskkonda ja töötajate ohutusele pannakse palju rõhku. Küberturvalisuse tagamine annab partneritele ja klientidele kindlustunde nende andmete kaitstuse osas.
BM Certification on väljastanud sertifikaate Eestis, Lätis, Leedus, Soomes, Saksamaal, Valgevenes, Venemaal, Kreekas, Itaalias, Norras, Ukrainas, Rumeenias, Austrias, Tšehhis ja Gruusias.
